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[ Les viticulteurs commerçants soumis à la loi anti-fraude dès le 1er Janvier 2018 ]

La loi anti-fraude à la TVA s’imposera à tous les commerçants équipés d’un système de caisse informatisé à compter du 1er janvier 2018. Eric Viron, responsable des logiciels viticoles chez TER’Informatique, explique les incidences pour les viticulteurs et sur les logiciels TER’Viti et MAGNUM Gestion.

Eric Viron : "Nous accompagnons
nos équipés pour qu’ils s’adaptent
au mieux à la loi anti-faude à la TVA".

La loi anti-fraude à la TVA sera en vigueur à compter du 1er janvier 2018, un cadeau de Noël dont les commerçants se seraient bien passés ! Tous les logiciels de gestion commerciale et d’encaissement qui enregistrent des opérations d’encaissement de ventes et de prestations de service sont concernés.

Eric Viron, responsable des logiciels viticoles chez TER’Informatique, attire l’attention des entreprises viticoles sur les points essentiels de cette nouvelle réglementation.

La fin des outils non certifiés

Il explique que le système de caisse utilisé devra être "conforme ou certifié" et répondre aux principes de la loi de lutte contre la fraude à la TVA. Tout commerçant devra donc se doter d’un logiciel en règle et prouver sa conformité à tout agent de l’administration fiscale qui viendrait le contrôler en présentant "une attestation de conformité".

Il conseille donc aux viticulteurs de s’assurer auprès de leur éditeur de logiciel de gestion commerciale qu’il va bien leur envoyer cette attestation ou ce certificat avant le 1er janvier 2018.

En effet, s’ils ne présentent pas l’attestation, ils risquent une amende de 7500 €. Et dans ce cas, ils auront l’obligation de se doter d’un logiciel conforme dans les 60 jours. A défaut, ils risqueront une nouvelle amende de 7500 € tous les 60 jours. "Les équipés de TER’Viti, TER’PME, TER’Fact et MAGNUM Gestion, les logiciels de gestion commerciale de TER’Informatique, recevront une attestation courant décembre", indique Eric Viron.

Il souligne que la loi n’oblige pas un commerçant à utiliser un logiciel pour la facturation. Il peut continuer à utiliser un facturier papier conforme à la législation s’il enregistre avec la rigueur exigée par la loi. Un travail qu’il est possible de réaliser manuellement mais très fastidieux et avec un risque d’erreur potentiel !

L’informatisation de la facturation présente l’avantage supplémentaire de pourvoir transférer automatiquement les écritures de caisse dans la comptabilité de l’entreprise. Ce qui génère un gain de temps pour toutes les personnes intervenant dans la chaîne administrative.

Par contre, si les enregistrements sont informatisés, ils devront se faire avec un logiciel attesté conforme par l’éditeur ou certifié par un prestataire tiers agréé. C’est donc la fin des applications artisanales développées par les commerçants eux-mêmes et qui n’auraient pu satisfaire à une certification.

Quatre grandes conditions à respecter

Concrètement, les logiciels devront répondre à différentes conditions regroupées en 4 catégories : l’inaltérabilité des données, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Dans les faits, cette loi va sans doute modifier les pratiques de certains car elle exige le respect de la chronologie de saisie des factures et des règlements et d’être à jour plus régulièrement de ses enregistrements. Par exemple la saisie à une date antérieure à la dernière date de saisie existante sera interdite. La saisie à une date ne sera possible que si les périodes précédentes sont clôturées. Il faudra faire un clôture journalière puis mensuelle et enfin annuelle.

"Par exemple, si l’on veut facturer au 23 janvier, il faudra avoir clôturé le 22 janvier" explique Eric Viron. C’est là où le logiciel apporte une aide efficace et rassurante. "Nos logiciels donneront un cadre à nos équipés en les avertissant qu’ils doivent clôturer la journée précédente avant de s’engager dans la saisie du jour. Dans certains cas, ce sera bloquant notamment lors de la clôture de l’exercice puisqu’une clôture par exercice est obligatoire. On ne pourra pas s’engager dans un 3e exercice sans avoir clôturé le premier. Des messages d’alerte auront été envoyés à l’utilisateur durant le deuxième exercice".

Et de conclure : "cette loi va bousculer l’organisation administrative des entreprises viticoles, surtout lorsque plusieurs personnes assurent la vente. Cela exigera d’avoir une rigueur collective. Notre rôle est d’accompagner nos équipés pour qu’ils s’adaptent au mieux à ces nouvelles règles".

L'accompagnement spécifique de TER'Informatique

Afin de faciliter la mise en application de cette loi à ses équipés TER’Viti, TER’PME, TER’FACT et MAGNUM Gestion, TER ’Informatique met en place différents moyens pour les accompagner. Des réunions d’information de deux heures leur sont proposées pour présenter la loi et le nouveau module du logiciel de gestion commerciale. Les premières sessions sont programmées les 19, 20 et 21 décembre 2017 pour les équipés TER’Viti. D’autres dates seront proposées en janvier. Une hotline dédiée est également à leur disposition du lundi au vendredi de de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 18h.

Pas de suppression de factures

La suppression des factures et des règlements, la modification d’une date de facture ou de l’adresse de facturation ne seront plus possibles. Toute correction, modification ou annulation, à effectuer sur une pièce définitive, donnera lieu à un avoir partiel ou total pour les factures, à un décaissement pour les encaissements. Eric Viron explique : "dans le nouveau module "loi anti-fraude" de nos logiciels, nous avons fait en sorte que la procédure de clôture soit la plus simple possible pour l’utilisateur en le questionnant au bon moment pour pouvoir satisfaire aux nouvelles obligations. Il cliquera sur "ok" et la clôture et l’historisation des données se feront automatiquement. Il pourra alors poursuivre ses enregistrements".

Archivage externe obligatoire

Le viticulteur devra archiver ses données sur le même rythme de l’exercice pour pouvoir attester que les enregistrements initiaux n’ont pas été modifiés dans le temps. Auparavant les archivages n’étaient pas obligatoires. Il devra sécuriser ses archives sur un support externe, en plus du disque dur de l’ordinateur. Cette sauvegarde pourra se faire de façon automatique et transparente mais le logiciel devra proposer une sauvegarde externe sécurisée.

Tous ces nouveaux travaux de clôture, d’archivage mais aussi les échanges de données entre des sites décentralisés, tels qu’un salon par exemple, et le site central de l’entreprise devront être historisés et tracés. Tout mouvement et toute correction de saisie devront être visibles. Dans le cas d’un salon, le viticulteur devra effectuer quotidiennement la clôture puis le transfert des données d’une ou plusieurs journées vers le site central. L’utilisation de compteurs de factures différents sur le site central et sur le site décentralisé sera tolérée, dans la mesure où une chronologie et un séquençage sans trou sont respectés.

Pour en savoir plus n'hésitez pas à nous contacter au 03 26 35 00 50

Par Carole Meilleur
cmeilleur@fdsea51.fr

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